Większość osób do kancelarii notarialnej wybiera się przede wszystkim po to, aby sporządzić potrzebne dokumenty. Mało osób zdaje sobie jednak sprawę z tego, że do podstawowych czynności notarialnych zalicza się również przyjmowanie na przechowanie wartościowych papierów, dokumentów i pieniędzy.
Przechowywanie dokumentów – co trzeba wiedzieć?
Osoby, które udają się do kancelarii notarialnej w celu złożenia tam pieniędzy, dokumentów albo papierów wartościowych muszą pamiętać o tym, że po ich przyjęciu niezbędne jest sporządzenie stosownego protokołu. Zgodnie z aktualnymi przepisami notariusze bez żadnego większego problemu mogą przyjąć dokumenty w zamkniętej kopercie albo na nośniku danych, który uniemożliwia osobom postronnym zapoznanie się z treściami. Oczywiście wszystkie przyjęte przedmioty muszą być wcześniej dokładnie sprawdzone.
Protokół przyjęcia dokumentów na przechowanie koniecznie musi posiadać datę przyjęcia oraz dane osoby, która składa dokumenty. W protokole umieszcza się również warunki i okoliczności, które muszą być spełnione przy wydawaniu przechowywanych przedmiotów. Zdeponowane dokumenty mogą być wydane jedynie osobom, które wymienione są w protokole albo ich następcom prawnym.
O czym należy pamiętać?
Dokumenty i pieniądze przechowywane są zazwyczaj w kancelarii. Wielu notariusz korzysta także z usług banków, które oferują zdeponowanie ważnych dokumentów w specjalnych skrytkach. Notariusz po przyjęciu dokumentów zobowiązuje się oczywiście do ich zabezpieczenia przed kradzieżą i uszkodzeniem.
Osoby, które chcą pozostawić u notariusza pieniądze albo papiery wartościowe powinny pamiętać również o tym, że koniecznie muszą one mieć bezpośredni związek z dokonywaną w danej kancelarii czynnością notarialną. Jeżeli w grę wchodzą większe pieniądze, to notariusz może założyć specjalne konto bankowe. Osoby, które dokonują przelewu na wskazane konto bankowe także zobowiązane są do sporządzenia protokołu.
Na samym końcu warto wspomnieć o tym, że notariusz może przechowywać dokumenty przez 10 lat. Po tym okresie, raz do roku, notariusz przesyła akty notarialne z wszystkim załączonymi dokumentami do stosownego wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego. Osoby, które chcą otrzymać wypis aktu muszą wówczas udać się właśnie do tego wydziału.
Artykuł powstał w oparciu o materiały znalezione na notariuszadamrobak.pl